Gestan est un logiciel de gestion d’entreprise complet et puissant, qui s’adresse aux entreprises à taille humaine (de l’auto-entreprise à la grosse PME), et à pratiquement tous les secteurs d’activité.
Les fonctionnalités de Gestan sont organisées en modules indépendants, que vous pouvez activer ou désactiver en fonction des besoins de votre entreprise, mais aussi des privilèges que vous souhaitez donner aux utilisateurs selon leur poste.
Gestion de la relation Client (CRM)
Le carnet d’adresse de l’entreprise regroupe clients, fournisseurs, prospects, partenaires et prestataires, experts, etc. Toutes les informations nécessaires sont disponibles : adresses, régimes fiscaux, conditions commerciales, groupes tarifaires ou groupe de communication.
En un clic, vous pouvez enregistrer un rendez-vous, ou noter le compte-rendu d’un appel téléphonique.
Avec Gestan, gérer la relation client est un jeu d’enfant !
Facturation client
Gestan traite tous les documents de vente : devis, commandes, factures, avoir, et bons de livraison.
Chaque document peut produire le document suivant (par exemple, un devis peut générer une facture), en un seul clic. Le chaînage dans le workflow est mémorisé, et toute modification d’un document de vente est archivée, pour une parfaite traçabilité des modifications.
Facturation fournisseur
Gestan traite tous les documents d’achat : demandes de prix, commandes fournisseur, facture fournisseur, avoir fournisseur, et bons de réception.
La saisie des factures fournisseur pourra permettre de calculer la valeur du stock selon les méthodes comptables reconnues, comme par exemple le PAMP, et de gérer précisément vos sorties de trésorerie.
Produits et stocks
Chaque item vendu ou utilisé en fabrication par l’entreprise est enregistré dans le catalogue des produits de l’entreprise, avec ses caractéristiques de prix, volume de poids, codification, etc.
Il est possible de déclarer des produits composés (appelés ouvrages dans le bâtiment), et de gérer des fournisseurs multiples.
Le stock réel peut être géré pour chaque produit, ainsi que le stock virtuel, avec ou sans gestion d’emplacements de stockage.
Interventions techniques
Qu’il s’agisse d’interventions en atelier on d’interventions de terrain, chaque intervention vous pouvez affecter un technicien ou une équipe, prévoir des ingrédients, suivre le détail de l’intervention, faire signer client et technicien, lier des photos. La facturation est effectuée en un seul clic, intervention par intervention, ou pour une période.
L’intégration de la géolocalisation vous permet d’être informé en temps réel de la localisation de vos équipes.
Projets et Temps de travaux
L’activité de l’entreprise peut être gérée en mode projet, subdivisés en tâches, affectées à une ou plusieurs personnes.
Les temps de travaux de chacun sur ses tâches pourront être enregistrés, et fournir en temps réel l’analyse des temps de main d’œuvre, ainsi qu’être transmis au service concerné pour l’établissement de la paye des salariés.
Les éléments rattachés au projet permettront d’en faire une analyse financière et de délivrer les chiffres-clé de sa rentabilité.
Comptabilité
Avec Gestan, la saisie comptable est réalisable sans aucune compétence comptable.
Les encaissements et décaissements sont classés automatiquement. Les notes de frais sont traitées facilement, ainsi que les Opérations Diverses. Sont disponibles en temps réel la trésorerie, le journal, le grand livre, la balance, et le compte de résultat. Dans le cas d’une comptabilité externalisé, Gestan est interfacé directement avec le logiciel de votre comptable, qui n’aura donc plus de nécessité de ressaisie.
Maintenance des matériels
Chaque matériel peut être enregistré dans Gestan, avec le plan de maintenance correspondant, ponctuelle ou préventive. A chaque opération de maintenance à prévoir, Gestan alerte le technicien en charge de l’opération.
Locations
Gestan permet de gérer tout type de location, qu’il s’agisse de chambres d’hôtels, de matériel unique (une voiture, par exemple), ou d’un ensemble de matériels (matériel pour sonorisation ou matériel pour mariage, par exemple).
Contrats
Gestan permet de gérer de très nombreux types de contrats, commerciaux, assuranciels, financiers, etc. La facturation correspondante sera déclenchée à la date conclue entre votre client et vous.
Ressources Humaines
Les fonctions de GRH de Gestan permettent de gérer les demandes de congé, le planning des absences, et tout le parcours professionnel du collaborateur, c’est à dire les étapes de sa carrière dans l’entreprise, avec un workflow de validation assurant la confidentialité des documents.
Modules Métier spécifiques
Chaque entreprise a des besoins spécifiques découlant de son activité.
Beaucoup de plugins métier spécifiques, dont beaucoup sont gratuits, peuvent s’intégrer à Gestan de manière transparente, pour prendre en compte ces spécificités.
Gestion des anomalies
Cette fonctionnalité est nécessaire aux entreprises sous certification ISO. Les anomalies peuvent être gérées de manière standard, ou détaillées, c’est à dire avec l’enregistrement de toutes les étapes de résolution de l’anomalie.
Statistiques
Gestan possède de nombreux outils de calcul statistiques : évolution des achats et des ventes, calcul des taux de transformation, palmarès des meilleurs clients, écran KiKoiPaKoi, évolution de la marge et du CA, etc.
Fonctionnalités additionnelles
Gestan embarque de nombreuses fonctionnalités, parmi lesquelles ils faut citer :
- la géolocalisation des véhicules, intégrée à Gestan
- la gestion des chantiers, des factures d’avancement de chantier, et des retenues de garanties (secteur du bâtiment)
- la gestion de la flotte automobile de l’entreprise
- le traitement de la comptabilité des autoentreprises et de certaines fonctions liées aux associations (versements, adhésions)
- le multilinguisme : vous pouvez éditer des devis et factures en 16 langues différentes.
- la possibilité de générer des documents de vente ou d’achat dans toute devise, avec la gestion automatique du taux de change.
- la gestion des favoris Internet et des mots de passe
- un gestionnaire de notes
- et bien d’autres fonctions encore.
