Questions fréquentes

Questions fréquentes (FAQ, Q&A)

Questions diverses

Pourquoi Gestan Standard est-il gratuit ?

Initialement, Gestan a été développé pour les besoins internes d’ICS-Informatique.

A départ, il s’agissait simplement d’un programme de suivi de temps de travaux. Puis a été fusionné un autre logiciel de gestion de contacts. Puis la facturation est venue… Et puis, ce logiciel déclenchant beaucoup d’enthousiasme et d’agrément d’utilisation, ICS s’est dit qu’il pouvait le proposer au public. Le coût de développement ayant déjà été assumé par l’entreprise, Gestan pouvait être mis en ligne en tant que freeware.

Le succès de Gestan a rapidement modifié la donne : il a fallu assumer le support technique, la gestion du forum, et les demandes d’évolution. C’est pour cette raison que nous avons développé Gestan Entreprise, dont les recettes permettent de garantir la pérennité du produit.

Mais Gestan Standard continue à évoluer en fonction des évolutions technologiques, et reste freeware.

 

Comment migrer de notre système de gestion actuel vers Gestan ?

interactVous souhaitez passer d’un logiciel qui ne vous satisfait pas (trop cher, trop coûteux, trop lent, trop âgé ?) vers Gestan ? Pas de problème !

Commencez par ouvrir une nouvelle base Gestan. Gestan va s’installer, avec les paramètres usuels, et vous disposerez déjà des paramètres propres à votre entreprise (raison sociale, adresse, etc), et des paramètres standard (par exemple, les codes postaux, les modes de paiement, etc).

Ensuite, il faut récupérer les données de votre logiciel actuel. Pour cela, cherchez dans les menus de votre logiciel actuel le menu d’export des données. Si vous ne trouvez pas, consultez votre fournisseur, ou l’éditeur de votre logiciel. Si vous utilisez un logiciel développé sous Windev, comme Gestan, c’est super-simple, vous pouvez faire un clic droit sur n’importe quel écran, et récupérer les données affichées.

Dans les données que vous aurez certainement à importer, il y a les contacts, les produits (avec leurs familles et sous-familles), les sociétés (vos fournisseurs, par ex), les écritures comptables, les mouvements de stock.

Pour ces fichiers, c’est très simple. Il faut juste mettre les colonnes dans l’ordre attendu par Gestan, et ajouter quelquefois des informations dont a besoin Gestan. Pour connaître la structure des fichiers d’importation, vous le trouverez via le menu Outils > Administration > Importation de données > Importer des fichiers textes. Sur cet écran, en fonction du fichier que vous voulez importer, un bouton magique vous permet de produire un fichier Excel exemple, dans lequel vous n’avez plus qu’à mettre les données que vous avez  récupéré de l’ancien système.

L’importation des pièces (factures, devis, etc), est beaucoup plus complexe, car il s’agit de données organisées en deux fichiers différents, celui des entêtes de factures et celui des lignes de factures, éventuellement compliquées de variations réjouissantes comme la gestion des produits composés. Et chaque logiciel, et version de logiciel, a son propre format.

Là, il y a trois solutions possibles :

  • Le développement d’un programme spécifique d’importation. A cause de sa complexité, ce travail peut prendre beaucoup de temps, et le budget de départ se situe aux alentours de 2000 euros, voire davantage.
  • La saisie manuelle : c’est une solution tout à fait intéressante, mais seulement quand vous n’avez qu’un nombre réduit de factures à migrer.
  • Le tuilage des applications : si la perspective d’avoir à investir un montant important pour un programme de migration, mais qu’il y a un grand nombre de factures à migrer, il ne reste plus qu’à utiliser les deux applications en parallèle, en double saisie éventuelle jusqu’à la clôture de l’exercice comptable.

 

Quelles sont les différences entre Gestan Standard et Entreprise ?

Elles sont très nombreuses, vous en trouverez la liste sur cette page.

Les différences les plus importantes sont :

  • la gestion de données paramétrables complémentaires pour beaucoup de fichiers
  • la gestion fine de la facturation client
  • la gestion de la facturation fournisseur
  • la gestion des stocks
  • un agenda graphique, des plannings graphiques
  • la gestion des machines
  • la possibilité d’e-mailing
  • la gestion des tarifs fournisseurs
  • la gestion d’actions commerciales pour les contacts
  • la gestion plus puissante en mode projet
  • la gestion des ingrédients, d’intervention ou de projet
  • la gestion des machines-maintenance ou des machines-location
  • la gestion des droits d’accès utilisateur
  • la possibilité d’utiliser des ressources supplémentaires pour augmenter les fonctions de Gestan

Mais au delà de ces différences, Gestan Entreprise  comporte de très nombreuses améliorations ergonomiques qui rendent la vie de tous les jours vraiment plus efficace. L’investissement correspondant, très modeste, est rapidement rentabilisé. Nous ne saurions trop recommander à toute entreprise réalisant un CA « de croisière » d’utiliser Gestan Entreprise. Si nécessaire, ICS peut vous attribuer une licence temporaire si vous souhaitez prolonger la période de test du logiciel en version Entreprise.

Comme retrouver une ancienne version de Gestan ?

ICS est éditeur de logiciel, pas antiquaire ! Nous n’archivons pas les anciennes versions.

Si vous souhaitez conserver les anciennes versions, il vous est tout à fait possible de le faire : stockez seulement le fichier GESTAN_install.exe quelque part sur votre ordinateur (et n’oubliez pas le backup).

Il est toutefois fortement conseillé de maintenir à jour votre Gestan : les nouvelles versions apportent de nouvelles fonctionnalités, et corrigent les éventuelles anomalies pouvant subsister dans les anciennes (bon, c’est vrai, elles intègrent aussi de nouvelles anomalies !). Les mises à jour se font très simplement, et automatiquement sauf particularités de configuration. En cas de problème spécifique, nous restons à votre disposition si une assistance personnalisée est nécessaire.

 

Que sont devenus Gestan V2 et Gestan V3 ?

Ils sont moooooooooooooooorts !

Nan, en vrai, nous les avons renommés le 6 février dernier (2012) :

  • Gestan V2 devient Gestan Standard
  • Gestan V3 devient Gestan Entreprise.

Ceci dans le but d’être plus clair, notamment pour les newbies qui n’étaient pas là au début de la belle aventure de Gestan.

Comment acheter en ligne plusieurs licences en une seule fois ?

serieSi vous n’avez qu’une seule machine, pour acheter une licence avec paiement en ligne, c’est très simple : via le menu ? > Gestan Entreprise > Abonnement, vous pouvez acheter directement votre licence en ligne, par CB ou Paypal.

Mais c’est fastidieux si vous avez 10 machines, car il faut faire 10 paiements en ligne !

Mais nous pouvons traiter manuellement votre achat groupé. Pour ce faire :

  • allez sur la première machine, et via le menu ? > Gestan Entreprise > Abonnement, faites comme si vous achetiez une licence, mais choisissez le paiement par chèque ou par virement. Cela va vous sortir un bon de commande, enregistrez-le en pdf (sur un emplacement réseau de préférence)
  • faites cela pour toutes les machines, et transmettez l’ensemble de ces bons de commande par mail (d’ou l’intérêt de les avoir enregistrés sur un emplacement réseau) à ICS, à l’adresse support@gestan.fr
  • nous vous retournerons une facture avec un lien de paiement intégré. A réception du paiement, nous vous transmettons les clés par mail.

Dans une prochaine version, nous rendrons la chose encore plus facile !

 

Licence Entreprise

Comment acheter ou renouveler une licence Gestan Entreprise ?

Pour acheter une licence Gestan Entreprise, ouvrez Gestan et utilisez le menu : ? > Gestan Entreprise > Acheter une licence.

Le paiement peut être effectué par chèque, virement, carte bleue, ou compte Paypal.

Par carte bleue ou par Paypal, vous recevez votre clé de licence dès le règlement effectué, par mail. Vérifiez votre antispam, si vous ne la recevez pas dans un délai de quelques minutes.

Dans le cas du règlement par chèque ou par virement, la clé vous est transmise par mail à l’issue du traitement manuel de votre règlement, ce qui implique un délai supplémentaire : préférez le paiement en ligne si vous êtes pressé !

Pour renouveler votre licence, c’est pareil :  ? > Gestan Entreprise > Renouveler l’abonnement. Ce menu est affiché 15 jours avant l’expiration de votre abonnement en cours.

(le menu ? > Gestan Entreprise > S’abonner à la version Entreprise n’est pas disponible si vous utilisez Gestan sur une clé USB. Si vous êtes dans ce cas, installez Gestan normalement sur votre machine, enregistrez la clé de licence, et ensuite, utilisez le menu Outils > Administration > Exporter la base pour réaliser l’export sur votre clé et l’utiliser en version Entreprise sur votre clé USB.)

J’ai acheté une nouvelle licence, mais Gestan me demande encore de payer !

Il est probable que vous n’avez pas enregistré votre nouvelle licence !

Pour ce faire, utilisez le menu ? > Gestan Entreprise > Enregistrer la licence.

Sur l’écran qui s’affiche, cliquez sur le bouton « Nelle licence », et indiquez votre nouveau n° de licence et la date d’expiration de cette dernière.

J’ai réglé par Paypal ou Carte Bleue, et je n’ai pas encore reçu ma licence

piggy bankQuand vous payez par Paypal ou Carte bleue, l’émission de la facture et de la clé de licence est automatique. Vous les recevez directement par mail, dans les minutes qui suivent votre achat, à l’adresse mail liée à votre compte Paypal.

Si vous ne l’avez pas reçue dans un délai d’une quinzaine de minutes, contrôlez votre dossier « Courrier indésirables », ou « Spam », il y a de fortes chances pour que ces mails soient dedans.

Vous pouvez ensuite, via le menu ? > A propos > onglet Licence, cliquez sur Duplicata. Vous recevrez par mail, à l’adresse mail de l’utilisateur connecté, un duplicata de la facture et de la clé de licence. Là aussi, vérifiez que ces mails ne sont pas dans votre dossier des indésirables si vous ne les trouvez pas.

Enfin, si rien de tout cela ne fonctionne, transmettez à ICS l’avis de paiement Paypal, avec l’adresse mail sur laquelle vous souhaitez qu’un duplicata de licence et de facture vous soit transmis.

 

J’ai réglé par virement, mais n’ai pas encore reçu ma clé de licence.

piggy bankQuand vous réglez par virement, le traitement du paiement n’est pas automatique, mais manuel (par opposition au traitement Paypal ou carte bleue, automatiques)

De notre côté, nous recevons sur l’un de nos comptes bancaires des virements dont nous ne connaissons pas l’origine a priori. Nous ne savons pas de quoi il s’agit, et, dans le cas où il s’agit du règlement d’une licence, nous ne savons pas à quelle machine elle correspond.

C’est pour cela que nous vous demandons, si vous réglez par virement, de bien vouloir transmettre par mail à ICS le bon de commande qui est édité par Gestan, qui nous permet de voir à quel numéro de machine correspond votre règlement, ainsi que l’avis d’opération qui vous a été transmis par votre banque, qui nous permet de voir que le virement a bien été fait.

Je souhaite acquérir une licence Entreprise mais mon poste n’a pas accès à Internet

connect_noTrès simple : utilisez le menu Gestan Entreprise > Abonnement Entreprise, et choisissez le paiement par chèque ou virement.

Cela va éditer un bon de commande : envoyez le (par poste ou par mail), avec votre chèque, ou avec l’avis d’opération de votre banque si vous avez fait un virement, à ICS.

J’ai perdu mon numéro de licence / Je voudrais un duplicata de facture

editcopyPas de problème, vous pouvez à tout moment en demander un duplicata !

Pour ce faire, utilisez le menu ? > Gestan Entreprise > Duplicata Licence + Facture.

Et via le menu ? > Gestan Entreprise > Historique  des licences (à partir de la version 13.0X), vous pouvez obtenir tout l’historique des licences rattachées à l’adresse mail que vous spécifiez.

Ces factures sont transmises par mail au format HTML. Vous pouvez les transformer en pdf si vous le souhaitez, avec tout générateur de pdf comme OpenOffice, ou n’importe quel site de génération online de pdf.

Comment générer un bon de commande pour Gestan ?

purchase_order_64Il nous arrive certaines fois de recevoir des paiements pour une licence Gestan, effectuée directement par virement sur notre compte, ou par paiement Paypal direct.

Nous ne pouvons pas traiter ces demandes ! En effet, nous n’avons pas le numéro de la machine correspondante.

Il nous faut impérativement le bon de commande correspondant. Pour ce faire, via le menu ? > Gestan Entreprise > Achat de licence, procédez comme si vous faisiez un achat par chèque ou par virement. Cela va générer un bon de commande, à nous transmettre par mail.

J’ai une licence Entreprise, mais Gestan est repassé en Standard !

Utilisez le menu ? > Switcher de version !

Via ce menu, vous pouvez passer de la version Standard à la version Entreprise (si vous avez une licence valide), et vice-versa.

Il peut arriver que vous ayiez à saisir à nouveau votre clé de licence : notamment si vous modifiez le mode d’ouverture de Gestan sous Vista ou Seven (l’emplacement du fichier licence.dat n’est pas le même, merci les ingénieurs de M Gates 🙁 ). Si vous changez de disque dur, ou si vous réinstallez Windows, votre numéro de licence va changer et votre licence ne sera plus valide : il faudra dans ce cas utiliser le menu de transfert de licence.

 

Je n’arrive pas à saisir mon nouveau numéro de licence !


Si vous avez une version de Gestan antérieure à la version 13.0H, il est possible que le numéro de licence soit grisé, et qu’il ne vous soit pas possible de saisir le nouveau numéro de licence, et la nouvelle date de validité.

Dans ce cas, le plus simple est de mettre à jour votre version de Gestan ! Dans les versions postérieures à la version 13.0H, le bouton « Nelle lic. » permet d’entrer en saisie dans ces zones.

licence

(pour rappel, c’est le menu ? > Gestan Entreprise > Saisir la licence – le libellé peut différer selon les versions)

Néanmoins, si, pour des raisons sentimentales, vous souhaitiez conserver votre version ancienne, il faut supprimer préalablement le fichier licence.dat. Pour ce faire, passez par la menu Outils > Administration > Répertoires et fichiers, puis supprimez le fichier licence.dat avec le petit bouton rouge qui est à droite du nom du fichier.

Est-il possible de rallonger la période d’essai de Gestan Entreprise ?

Oui, c’est possible !

Par exemple, pour tester les fonctionnalités de la version Entreprise pendant une durée un peu plus longue que les 30 jours d’essai prévus à l’installation.

Pour cela, il suffit de transmettre par mail votre demande à ICS, accompagnée du numéro de machine que vous trouverez via le menu ? > A propos.

Questions techniques

J’ai fait un transfert de licence, mais ai de nouveau besoin de Gestan sur l’ancienne machine

Transfer DocumentIl est possible de transférer la licence de Gestan d’une machine vers une autre machine. Par exemple, quand vous revendez ou que vous changez de PC.

Ce processus n’est pas fait pour transférer la licence de votre PC sur votre portable de vacances, par exemple : en effet, au retour, Gestan ne pourra plus fonctionner sur votre PC, car, comme indiqué sur l’écran de transfert de licence, ce transfert « grille » la machine ancienne.

transfert_licence

Cependant, le service technique peut intervenir à distance et « dégriller » votre machine. Pour cela, faites l’acquisition de crédit-temps de support, et prenez contact avec le support technique.

J’ai perdu mon mot de passe !

Si vous avez perdu votre mot de passe :

Avant toute chose, assurez-vous que votre version de Gestan n’est pas obsolète. En effet, le script d’envoi des mots de passe a été amélioré à partir des version 13.1x.

Vérifiez d’abord que votre code et mot de passe ne sont pas, tout simplement, vos initiales. En effet, à la première installation de Gestan, l’assistant d’installation vous permet de choisir le code et le mot de passe que vous allez utiliser. Par défaut ce sont vos initiales, et souvent, ce paramétrage par défaut est conservé.

Si ce n’est pas cela, cliquez alors sur le lien “mot de passe perdu” de la fenêtre de login.

 

Cela ouvre l’écran ci-dessous.

mot_de_passe_perdu

Cet écran permet de renvoyer par mail votre code et votre mot de passe, soit à partir de votre code utilisateur Gestan (qui peut être vos initiales), soit à partir d’une des adresses mail que vous avez renseigné (adresse mail pro ou adresse mail perso, si vous les avez renseignées), soit à partir de votre nom de famille – normalement, vous devriez connaître au moins un de ces trois éléments – soit au premier administrateur de la base, qui pourra ainsi modifier votre mot de passe.

Si vous avez saisi un paramétrage exotique au moment de l’initialisation de la base via l’assistant de démarrage, cela peut ne pas fonctionner. Vous avez alors deux solutions : détruire la base (il est inutile de désinstaller le programme, cela ne supprime pas les données !), ou alors demander une intervention du support technique par prise de main à distance : c’est l’objet du bouton « Argh ! ».

 

Où se trouve mon numéro de machine ?

Pour trouver votre numéro de machine, utilisez le menu « ? » > A propos> Onglet Licence.

Cela ouvre l’écran ci-dessous :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Faites un copier-coller dans la zone pour transmettre votre numéro de machine à ICS.

Ce « numéro de machine » est un numéro généré par Windows au moment de son installation.

Si vous changez votre disque dur, ou si vous réinstallez Windows, il est normal qu’il change. Dans ce cas, si vous êtes en Gestan version Entreprise, vous pouvez transférer votre abonnement de l’ancien numéro au nouveau, via le menu ? > Licence Gestan Entreprise > Transférer la licence.

Mon numéro de machine a changé (comment faire un transfert de licence)


Si vous réinstallez ou upgradez Windows, ou si vous changez le disque dur de votre machine, votre numéro de machine ne sera plus le même, et il vous faudra une nouvelle clé de licence (Cela peut aussi arriver si vous mettez à jour une très vieille version de Gestan, antérieure à la version 12.0B).

Dans ce cas, il suffit d’utiliser le menu de transfert de licence.

Sur la machine sur laquelle vous voulez transférer la licence, via le menu ? > Gestan Entreprise > Transfert de licence, indiquez l’ancien n° de machine et l’ancien numéro de licence (vous les trouverez sur la facture que nous vous avons transmise) et la date de validité, puis cliquez sur Valider : le transfert sera effectif immédiatement.

transfert

Mais attention, Gestan ne pourra plus jamais être exécuté sur l’ancienne machine, sauf intervention payante du support technique par prise de main ! Donc ne faites pas de demande de transfert sans être sûr de ce que vous faites !

A la fin de la période d’essai, vais-je perdre les données saisies ?

Heureusement que non !

Gestan, lors de l’installation, est installé en version Entreprise pour trente jours.

Pendant cette période, vous pouvez passez de la version Standard à la version Entreprise, et vice-versa, via le menu ? > Switcher de version. Cela vous permet de voir les différences entre les deux versions.

A l’expiration de cette période de trente jours, si vous ne souhaitez pas faire l’acquisition de la version Entreprise, Gestan fonctionnera en version Standard.

Aucune donnée ne sera effacée, mais certains fonctions, qui font partie de la version Entreprise et non de la version Standard, ne seront plus accessibles. Par exemple, vous n’aurez plus accès au programme de gestion des commandes fournisseur, ou à ceux de la gestion des stocks. En revanche, vos données ne seront pas modifiées, et vous pourrez les retrouver à tout moment si vous décidez ultérieurement de souscrire à la version Entreprise.

 

Si je change de version de Gestan, vais-je perdre mes données ?

Non, heureusement !

Vous pouvez passer de Gestan Standard à Gestan Entreprise en un clic, sans aucune perte de données.

Si vous passez d’une version Standard ou Entreprise à Gestan Cloud, nous nous occupons de monter vos données sur le serveur.

J’ai un problème de compatibilité de base de données

Si vous essayez de faire fonctionner un Gestan V12.0A sur une base de données 13.0A (ou même un Gestan 06.0A, nous en voyons encore !), Gestan va protester, et c’est normal !

Pour éviter cela, faites régulièrement les mises à jour de Gestan (Vous pouvez, via le paramétrage général, demander à Gestan de rechercher les mises à jour régulièrement; Vous pouvez vous abonner au fil Twitter de Gestan – à chaque fois que nous publions une mise à jour, c’est signalé).

Puis, pour résoudre votre problème, il faut mettre la base Gestan au format du programme Gestan, pour que les deux puissent causer. Pour cela, il y a deux solutions, la gratuite, et la payante !

  • La gratuite : vous lisez l’aide de Gestan. Si cela ne suffit pas, vous avez le forum, et aussi le wiki. Avec tout cela, vous allez y arriver !
  • La payante : vous n’avez pas le temps de lire. Dans ce cas, faites l’acquisition de crédit-temps de support, et prenez contact avec le support technique, qui effectuera cette opération par prise de main à distance.

La connexion sur le serveur de mise à jour a échoué

La mise à jour de Gestan peut être manuelle ou automatique (nous recommandons d’activer la fonction de recherche automatique des mise à jour).

Lors de la mise à jour de Gestan, il se peut que le logiciel ne puisse pas la faire, et affiche le message suivant :

Cela peut se produire pour deux raisons :

  • Soit une panne temporaire du serveur FTP, mais c’est plutôt rare !
  • Soit parce que vous utilisez une très ancienne version de Gestan : nous avons, depuis, changé de serveur, et l’ancien n’est plus accessible.

Dans les deux cas, téléchargez directement Gestan sur le site.

Gestan fonctionne-t-il sous Mac ou sous Linux ?

Gestan est un programme développé pour Windows, mais il peut fonctionner sous Linux ou sous MacOS !

Pour cela, il faut utiliser une application d’émulation Windows, ou une machine virtuelle :

  • Sous Mac, vous pouvez utiliser PlayOnMac, Bootcamp, ou les machines virtuelles Parallels desktop, VirtualBox, ou VMWare Fusion. Vous trouverez beaucoup de détails sur cet article de Clubic.
  • Sous Linux, il s’agit de Wine. Nous avons testé cette solution, elle fonctionne correctement, mais à une seule contrainte près : la génération de pdf ne fonctionne pas, c’est un problème qui subsiste malgré nos demandes à PCSoft. Vous trouverez un tuto sur Archilinux,  CommentCaMarche, ou plein d’autres sites. Une meilleure solution est d’utiliser une machine virtuelle (Parallels desktop, VirtualBox, et VMWare).

En Client/Serveur, vous pouvez installer le serveur HFSQL sur votre serveur sous Linux, et faire fonctionner des instances de Gestan qui fonctionneront sous Windows ou Linux (cela vous permet éventuellement de pallier le problème de la génération des pdf sous Linux pur).

Il est aussi possible de faire fonctionner Gestan en mode Cloud, et là, vous n’avez besoin de rien d’autre que d’un navigateur Internet. Et ça fonctionne aussi sur votre Ipad ou votre tablette Androïd !

Mes données Gestan Cloud sont elles utilisables en local ?

Avec Gestan, vous n’êtes jamais prisonnier !

Dans le menu Outils de Gestan, vous trouverez une option « Zip and Download ». Cette option de menu va réaliser une compression de votre base de données, et vous transmettre un mail avec le lien de téléchargement.

Une fois téléchargé et décompressé, les données sont immédiatement utilisables en « standalone », avec Gestan Standard ou Gestan Entreprise, et exportables au format Excel ou XML vers tout autre logiciel de votre choix.