Comment migrer de notre système de gestion actuel vers Gestan ?

interactVous souhaitez passer d’un logiciel qui ne vous satisfait pas (trop cher, trop coûteux, trop lent, trop âgé ?) vers Gestan ? Pas de problème !

Commencez par ouvrir une nouvelle base Gestan. Gestan va s’installer, avec les paramètres usuels, et vous disposerez déjà des paramètres propres à votre entreprise (raison sociale, adresse, etc), et des paramètres standard (par exemple, les codes postaux, les modes de paiement, etc).

Ensuite, il faut récupérer les données de votre logiciel actuel. Pour cela, cherchez dans les menus de votre logiciel actuel le menu d’export des données. Si vous ne trouvez pas, consultez votre fournisseur, ou l’éditeur de votre logiciel. Si vous utilisez un logiciel développé sous Windev, comme Gestan, c’est super-simple, vous pouvez faire un clic droit sur n’importe quel écran, et récupérer les données affichées.

Dans les données que vous aurez certainement à importer, il y a les contacts, les produits (avec leurs familles et sous-familles), les sociétés (vos fournisseurs, par ex), les écritures comptables, les mouvements de stock.

Pour ces fichiers, c’est très simple. Il faut juste mettre les colonnes dans l’ordre attendu par Gestan, et ajouter quelquefois des informations dont a besoin Gestan. Pour connaître la structure des fichiers d’importation, vous le trouverez via le menu Outils > Administration > Importation de données > Importer des fichiers textes. Sur cet écran, en fonction du fichier que vous voulez importer, un bouton magique vous permet de produire un fichier Excel exemple, dans lequel vous n’avez plus qu’à mettre les données que vous avez  récupéré de l’ancien système.

L’importation des pièces (factures, devis, etc), est beaucoup plus complexe, car il s’agit de données organisées en deux fichiers différents, celui des entêtes de factures et celui des lignes de factures, éventuellement compliquées de variations réjouissantes comme la gestion des produits composés. Et chaque logiciel, et version de logiciel, a son propre format.

Là, il y a trois solutions possibles :

  • Le développement d’un programme spécifique d’importation. A cause de sa complexité, ce travail peut prendre beaucoup de temps, et le budget de départ se situe aux alentours de 2000 euros, voire davantage.
  • La saisie manuelle : c’est une solution tout à fait intéressante, mais seulement quand vous n’avez qu’un nombre réduit de factures à migrer.
  • Le tuilage des applications : si la perspective d’avoir à investir un montant important pour un programme de migration, mais qu’il y a un grand nombre de factures à migrer, il ne reste plus qu’à utiliser les deux applications en parallèle, en double saisie éventuelle jusqu’à la clôture de l’exercice comptable.

 

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