9 rue de l'Etoile, 75017 Paris
01 88 33 58 46
contact@ics-informatique.com

Fonctionnalités

Gestan, l’interface unifiée de gestion de votre Entreprise.

GESTAN est un logiciel de gestion d’entreprise (PGI, ou ERP en anglais) qui s’adresse aussi bien aux indépendants qu’aux entreprises ayant jusqu’à 50 utilisateurs.

Ses fonctionnalités correspondent aux métiers de l’entreprise : le commercial et la relation client, la production, la gestion des stocks et des produits, la gestion administrative et financière….

Toutes ces fonctionnalités sont organisées par module, comme pour un couteau suisse !

Gestion commerciale et de la relation client

Il s’agit du module socle de GESTAN pour intégrer votre relation client (aussi appelé fonctions GRC ou CRM de en anglais) :

  • Créez ou importez des contacts, des prospects, des sociétés etc….
  • Personnalisez la fiche contact avec vos propres catégories, types, genres et créez vos propres libellés
  • Assurez un suivi de vos contacts en les regroupant par catégorie
  • Planifiez des actions récurrentes et des alertes,
  • Gérez vos rendez vous et partagez-les avec d’autres utilisateurs sur un agenda graphique
  • Engagez des actions marketing directement depuis vos contacts : e-mailing, SMS, publipostage,
  • Visualisez en un coup d’œil toute l’activité liée à un contact : e-mails envoyés, relance téléphoniques, travaux à faire, documents, devis, factures, CA généré par ce client…

Devis, commandes, factures, bons de livraison (comptabilité client)

Ce module est le cœur d’activité de toute entreprise et pour cette raison, vous pouvez le personnaliser à l’infini :

  • Créez vos devis à partir d’une fiche contact ou directement depuis le menu devis,
  • Saisissez les éléments clefs : délais de paiement, acompte, type de règlement (tous les libellés sont paramétrables)
  • Sélectionnez et associez les produits ou services du catalogue directement depuis l’écran du devis en cours,
  • Expédiez directement le devis, la commande ou la facture, par email via un simple clic droit de votre souris
  • Générez directement une commande à partir d’un devis ou simplement à partir du menu commande
  • Encaissez un acompte sur commande par un simple bouton acompte et générez une facture
  • Générez vos factures depuis un devis accepté ou une commande ou saisissez directement votre facture depuis le menu facture
  • Personnalisez toutes vos pièces (devis, commandes, factures) suivant votre charte graphique et suivant vos besoins
  • Gérez vos filtres pour les états de vos pièces (en cours, relances, impayés, …)

Les pièces client (devis, commandes, factures, avoirs, et bons de livraison) de Gestan sont conformes aux normes européennes, que votre entreprise soit soumise ou pas à la TVA. Vous pouvez en changer l’apparence, et l’adapter à la charte graphique de votre entreprise. Gestan est multilingue et peut produire ces pièces en 15 langues différentes.

 Catalogue des produits et gestion des stocks

Avec Gestan, créez votre catalogue de produits et gérez-le au quotidien :

  • Créez vos produits à partir d’une fiche personnalisable et regroupez-les en familles et sous-familles
  • Créez des produits composés de plusieurs éléments : matière première, produits transformés, prestations et gérez indépendamment tous les éléments simples
  • Déterminez la sortie de stocks de vos produits suivant votre workflow : paiement acompte client, commande client
  • Optimisez la gestion de votre stock en associant une commande fournisseur à une commande client
  • Visualisez les mouvements de stocks pour optimiser vos achats
  • Cartographiez les produits les plus vendus
  • Gérez vos stocks en automatisant les niveaux de seuils qui déclencheront des commandes fournisseurs
  • Optimisez vos espace de stockage en gérant les emplacements des produits et leur localisation
  • Stockez toutes les caractéristiques des produits, y compris les DEEE
  • Calculez vos taux de marge automatiquement avec les prix d’achat et de vente
  • Émettez directement auprès de vos fournisseurs vos demandes de prix et vos commandes, et d’enregistrer – et de régler – vos factures, avoirs, et bons de réception.
  • Choisissez le meilleur fournisseur au meilleur prix à partir des tarifs et délais fournisseurs

Demandes de prix, commandes et factures fournisseur, bons de réception (comptabilité fournisseur)

Pour aller plus loin dans l’analyse, Gestan vous permet de tracer tous vos approvisionnements :

  • émettez des demandes de prix en direction de vos fournisseurs
  • d’un clic, transformez-les en commande fournisseur
  • à la réception des marchandises, contrôlez l’intégrité de la commande, émettez un bon de réception, gérez les reliquats
  • calculez les prix d’achat moyens pondérés
  • surveillez vos règlement de facture fournisseur
  • les tarifs et délais fournisseurs sont gérés, vous pouvez choisir le meilleur fournisseur au meilleur prix.

Projets et tâche, temps de travaux

La gestion en mode projet permet de suivre avec précision (à la minute si nécessaire), les temps passés par intervenant sur les tâches qui composent les projets. Ces consommations horaires sont facturables en un clic.

  • définissez des projets, attachez leur un code affaire
  • définissez des tâches, et validez leur mode de rémunération
  • chaque jour, enregistrez les temps de travaux de tous les intervenants aux projets.
  • transmettez les temps de travaux à votre gestionnaire paye
  • facturez le projet en un clic, pour tout ou partie des travaux réalisés
  • rattachez au projet tout document, écriture, pièce, etc.
  • réalisez facilement l’analyse financière complète de votre projet

Interventions / Chantiers

A l’aide des fiches d’intervention, suivez précisément votre activité :

  • assurez à vos travaux une complète traçabilité : qui, quand, pour quelle opération
  • enregistrez les ingrédients nécessaires à toute intervention
  • faites signer votre client et le technicien, une fois l’intervention réalisée
  • facturez en un clic les frais de main d’oeuvre et/ou les ingrédients facturables

Maintenance / SAV

Que les matériels appartiennent à votre propre entreprise, où qu’ils appartiennent à vos clients, vous pouvez prendre en charge leur maintenance avec Gestan :

  • planifiez toute opération de maintenance sur toute machine, qu’elle soit récurrente ou ponctuelle
  • suivez la réalisation de ces opérations au fur et à mesure.

Locations

Vous avez une activité de location ? Pas de problème, avec Gestan !

  • suivez votre parc de matériel de location
  • enregistrez les locations effectuées, qu’elle soit d’un seul matériel (comme une voiture), ou de plusieurs (comme du matériel pour banquets)
  • facturez en un seul clic

Comptabilité / Écritures comptables de banque

En temps réel, vous avez l’aperçu de vos ressources :

  • encaissez ou décaissez en un clic. Gestan génère automatiquement l’écriture comptable de banque, lettrée avec la pièce
  • saisissez toute écriture de banque, et utilisez les outils de pointage de Gestan pour vérifier vos arrêtés de compte bancaires
  • utilisez l’outil de justification pour contrôler que vous disposez bien de tous les justificatifs nécessaires à votre déclaration de TVA.
  • éditez vos états fiscaux (entreprises de service à la personne)
  • vérifiez votre trésorerie à tout moment
  • gérez facilement vos notes de frais
  • exportez vos écritures comptables en partie double, à l’intention de votre comptable, et au format de son logiciel comptable
  • éditez des bordereaux de remise de chèque à votre banque : plus de saisie manuelle
  • générez des fichiers au format AFB-CFONB ou au format SEPA, pour émission automatique des prélèvements et des virements.

Statistiques

Avec le module statistiques, vous avez en temps réel le reflet exact de l’activité de votre entreprise :

  • CA et marges, statistiques des ventes,
  • palmarès des clients et des fournisseurs
  • suivi des transformations (devis->factures), en nombre et en valeur
  • suivi des objectifs
  • tableau croisé dynamique (exportable vers Excel)
  • le « kikoipakoi », un outil original d’analyse des ventes

Auto-entreprises

Gestan calcule les cotisations des auto-entreprises, selon le régime fiscal français.
Les différents types d’auto-entreprises sont pris en compte.

Associations

Gestan comporte des fonctions dédiées aux associations : la gestion des adhésions, celle des cotisations, et celle des versements qui ne sont pas des cotisations (la gestion des versements peut être utilisée pour toute autre activité). Gestan édite les reçus fiscaux des associations.
Pour les associations à vocation sociales, Gestan sait gérer les relations dans les groupes familiaux.

Outils supplémentaires

Vous disposez avec Gestan d’outils tels que la gestion des raccourcis Internet avec mots de passe, les post’it réseau, un gestionnaire de notes très pratique. Vous pouvez également gérer des anomalies sur les contacts, pièces, produits, contrats, etc (indispensable pour une certification ISO).

Multi-linguisme

Gestan est multilingue (15 langues) et multi-devises : vous pouvez, pour votre comptabilité tenue en EUR (ou dans n’importe quelle autre devise), éditer des factures en USD (ou dans n’importe quelle autre devise).

Extensions métier

Avec les extensions, il est possible de plugger des fonctions métiers supplémentaires au coeur de Gestan. Virtuellement, le champ fonctionnel de Gestan est illimité ! Sont ainsi déjà à disposition des plugins de gestion de parcellaire, de calcul de DRM, de chargement de pack-list, etc etc etc.