Comment gérer sa boutique en ligne avec un logiciel ?

Votre boutique en ligne commence a donner des résultats intéressants : vous recevez de plus en plus de commandes, de commentaires clients et autres demandes. La courbe croissante de vos volumes de vente vous demande de plus en plus d’organisation et de temps pour gérer le back-office : traitement des factures, gestion des stocks, suivi de la relation client, comptabilité, etc.

C’est le signe que vous êtes arrivé au point où vous avez besoin de solutions de gestion de back-office, pour épauler et compléter votre logiciel e-commerce.

Pourquoi un outil de back-office est nécessaire pour une boutique en ligne ?

Vendre un seul produit en ligne est très simple. Il suffit d’un site Internet, d’un logiciel e-commerce, et d’un prestataire de paiement. Tout peut être mis en place en quelques heures. Les choses se compliquent quand vous avez beaucoup de clients, de produits, de stocks, et que vous faite de la vente multi-canal.

En effet, vous devrez penser à rédiger des fiches produit sur le site, et veiller à ce qu’elles soient à jour dans votre logiciel de gestion, et vice-versa, afin que les informations que vous délivrerez à vos clients soient sûres. De même pour les fiches clients, et les possibles modifications d’adresse de ces dernier. Puis vous aurez à gérer les stocks, fonction que les logiciels e-commerce réalisent, mais qui devra être mis en cohérence avec votre logiciel de gestion de stock. Viendront enfin les questions comptables, l’enregistrement des règlements, etc. Vous aurez aussi à gérer la problématique de la numérotation des factures, qui peut être contraignante.

Aussi, une solution la plus rationnelle est de mettre en place une solution logicielle qui connecte votre e-boutique à votre gestion générale, et synchronise les informations les deux systèmes, afin de profiter d’une interface automatisée en temps réel. Et plus votre système de gestion de back-office sera unifié, plus la liaison avec votre e-boutique sera facile et efficace.

Comment choisir un logiciel de back-office ?

En couplant votre logiciel de gestion avec votre boutique en ligne, vous centralisez la gestion de votre activité. Vous pilotez votre activité directement avec votre ERP qui devient la source unique de vos données. Ainsi, vous automatisez, fiabilisez, et simplifiez votre travail au quotidien. Voici quelques conseil pour bien choisir votre logiciel.

Le couplage des deux systèmes doit être le plus large possible, et englober non seulement les clients et leurs différentes adresses, ainsi que les produits, mais également les informations de stock. La synchronisation doit être bi-directionnelle, c’est à dire que les informations doivent s’échanger dans les deux sens, entre la e-boutique et le logiciel de back-office.

Si c’est la e-boutique qui expédie les factures et enregistre les règlements, il faudra simplement que ces informations soient récupérées. Ici, une synchronisation mono-directionnelle peut suffire.

Et les informations doivent bien sûr être à jour en temps réel dans tous les systèmes.

Pourquoi utiliser Gestan avec votre logiciel de gestion de boutique en ligne?

Gestan est un ERP complet. Vous n’avez pas besoin d’un logiciel CRM, d’un autre de gestion de stock, ni d’un troisième pour votre comptabilité. Toutes ces fonctions sont incluses dans Gestan.

Cette intégration permet que la liaison avec votre logiciel e-commerce soit plus simple, donc plus rapide et plus fiable.

Avec Gestan, vous pouvez gérer le back-office de deux types de boutiques en ligne :

• les solutions “out of the box” : grâce à l’extension “Gestan Woocommerce”, Gestan est interfacé avec la boutique en ligne Woocommerce. Une référence mondiale du commerce en ligne, qui peut s’intégrer très facilement à votre site Internet existant. De la même façon, un nouveau module permet de connecter une boutique Prestashop à Gestan.
• les solutions spécifiques : grâce à l’extension “Gestan Boutique“, Gestan a développé sa propre boutique en ligne, intégrée nativement à Gestan. Elle est déployable sur tout site WordPress, le leader mondial des logiciels de gestion de contenu (CMS).

Ces deux types de solutions permettent de synchroniser toutes les données produit, clients, stocks. Gestan vous permettra en back-office de lancer les réapprovisionnements, gérer les encaissements, les rappels de paiement, les factures fournisseurs. Vous pourrez consolider vos ventes en direct et vos ventes en ligne pour ne gérer qu’un seul stock.

Consultez le service commercial de Gestan pour savoir quelle extension est faite pour vous.