Comment choisir son logiciel de gestion de projet ?

Choisir le bon logiciel de gestion de projet pour son entreprise est primordial pour simplifier la gestion au quotidien. Notamment si vous travaillez à l’affaire.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet?

Les entreprises font aujourd’hui face à une explosion des demandes. Ainsi, pour répondre à ces nouvelles exigences, les entreprises ont besoin d’une nouvelle philosophie de gestion. Cette nouvelle philosophie s’appuie sur un système de gestion des projets intégré à la gestion globale des ressources, dont le logiciel de gestion de projet fait partie. En effet, un tel logiciel permet à l’entreprise de gérer efficacement les ressources humaines, matérielles et financières en temps réel.

Les logiciels de gestion de projets ont beaucoup évolué ces dernières années. Dorénavant, ils sont capables de suivre les projets d’A à Z, depuis sa conception jusqu’à sa réalisation finale. En travaillant sur un logiciel de gestion de projet intégré, vous pouvez visualiser le bon déroulement du projet, ainsi que ses résultats.

Les logiciels de gestion de projet permettent aux entreprises de faire face aux problèmes financiers et de réduire les risques liés au manque de transparence dans la gestion des ressources humaines et matérielles. Par conséquent, ils aident les entreprises à améliorer leurs performances et à mieux servir leurs clients.

Quelles sont les caractéristiques d’un bon logiciel de suivi de projet ?

La nouvelle philosophie de gestion des projets ne s’appuie pas uniquement sur la gestion des ressources en temps réel. C’est une approche intelligente qui permet d’optimiser la gestion d’entreprise, en fonction des priorités et des objectifs. Les principales caractéristiques qui distinguent les logiciels de gestion de projet sont :

– gestion de projet intégrée,
– gestion des ressources et des coûts,
– planification
– gestion documentaire

Logiciel de gestion de projet intégrée

La gestion de projet intégrée est un outil de gestion des ressources clé qui permet de suivre en temps réel l’avancement des projets. Avec ce type d’outil, vous pouvez créer une base de données centrale avec toutes les informations relatives aux projets (objet du projet, nom du responsable, objectifs, calendrier, équipe de projet, etc.).

Ces informations sont automatiquement insérées dans la base de données de l’outil de la gestion des ressources. Les indicateurs clés du suivi des projets, tels que les délais, les coûts ou les ressources sont alors automatiquement mis à jour.

La gestion des ressources et des coûts

La gestion des coûts est un élément essentiel pour la réussite d’un projet.
Les logiciels de gestion des ressources vous permettent d’assurer un contrôle des coûts, des délais et des tâches sur le projet. Pour ce faire, ils intègrent un tableau de bord qui vous permet de visualiser l’avancement du projet.

Avec un logiciel de suivi de projet, vous pouvez suivre l’évolution des ressources sur le projet et la répartition des coûts détaillée pour chaque tâche et chaque ressource.

Vous pouvez également analyser les coûts cumulés et analyser les coûts sur le projet en détail. Vous pouvez dans un premier temps définir le budget initial du projet et vérifier combien de moyens financiers ont été dépensés. Ensuite, vous pouvez calculer la différence entre le budget initial et les coûts réels.

Un logiciel de gestion des coûts vous permet également d’envoyer des rapports à vos clients au fur et à mesure que le projet avance.

La planification des projets

La planification des projets est l’étape la plus importante pour la réussite d’un projet. Les logiciels de gestion des ressources vous permettent aussi de planifier votre projet en fonction de critères spécifiques et de le mettre à jour régulièrement.

Les logiciels de gestion de projet vous permettent d’établir votre plan de projet et de créer des budgets précis pour chaque activité du projet. Ils vous aident à identifier les points critiques et les risques potentiels afin d’anticiper les problèmes potentiels.

La gestion des documents du projet

La gestion des documents du projet est un aspect crucial de la gestion de projet. Un logiciel de gestion de projet vous permet de créer une base de données pour les documents de votre projet. Vous pouvez ainsi regrouper l’ensemble des documents du projet (contrats, devis, factures, etc….) et accéder à toutes les informations concernant votre projet en un seul endroit.

Un logiciel de gestion des documents du projet vous permet également d’imprimer les documents en ligne et de les envoyer par email aux acteurs du projet.

Quel logiciel de gestion de projets choisir ?

La décision de quel logiciel de gestion de projets choisir est déterminée par un certain nombre de facteurs, tels que les besoins des clients, le type de projet ou les financements. Les logiciels de gestion de projet sont disponibles en version payante ou en version gratuite. Si vous recherchez des outils simples et généraux, optez pour une solution gratuite. Si vous avez besoin d’un logiciel plus spécialisé, essayez une version payante pour évaluer ses fonctions avancées.

Gestan qui constitue une solution simple mais complète. Son module Gestion de projets intégré propose les fonctionnalités principales dont vous aurez besoin.
Il vous aidera à établir vos plans managériaux lors de la mise en place de vos projets. Gestan vous aidera pour facturer vos clients, suivre vos dépenses et partager l’information. Ces fonctions vous seront rapidement indispensable !

N’hésitez pas à tester Gestan en version complète pendant 30 jours (vous pouvez rester en mode gratuit au-delà).