Tout savoir sur la facturation électronique et Factur-X

Le côté technocratique du projet « facturation électronique », appelé aussi « Factur-X », ainsi que la communication agressive de certains de ses prestataires ayant pour intention d’en tirer de gros profits, entretient un climat anxiogène chez les chefs d’entreprise, dont beaucoup ignorent les bases de cette réforme.

Son principe est cependant très simple, comme nous allons le voir ci-après.

La révolution du processus de vente

La facturation électronique est une révolution dans le monde des affaires. En effet, brisant un usage établi depuis des millénaires, les transactions ne se feront plus entre vendeur et acheteur, mais entre vendeur et administration, puis administration et acheteur, suivant le schéma ci-dessous.

Pour émettre une facture, il deviendra obligatoire d’utiliser un logiciel spécialisé. Il sera interdit d’utiliser un papier et un crayon, ou un tableur, ce que pratiquent toujours environ 2.5 millions d’entreprises en France.

Les factures émises par le logiciel utiliseront une variante du format PDF, le format PDF-A3. Cette variante permet d’encapsuler des données supplémentaires dans le fichier PDF, en l’occurrence les données qui décrivent la facture : identité du vendeur et de l’acheteur, produits vendus, quantités, prix, remises, montant de TVA. Ces données embarquées supplémentaires ne sont pas lisibles par l’utilisateur, mais par un logiciel récepteur spécialisé : elles sont dans un format informatique appelé XML, et respectent les spécifications Factur-X, établies principalement pour la France et l’Allemagne (il existe d’autres formats d’échange de données informatisées que Factur-X, comme UBL ou CII).

Le vendeur transmettra via les factures ainsi émises à un premier portail par Internet, qui contrôlera sa conformité, vous identifiera en tant que vendeur auprès de l’annuaire des services fiscaux, et transmettra les données utiles au fisc. Puis elle la transmettra à un second portail, qui la fera parvenir à votre acheteur.

Et lorsque votre acheteur réglera votre facture, pour ce qui concerne les prestations de service, le règlement devra être effectué via son portail (hors cas de paiement de la TVA sur les débits ou auto-liquidation), qui déclenchera le règlement via votre portail.

Ce nouveau processus concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris les entreprises bénéficiant de la franchise en base. Les auto-entreprises sont donc concernées.

Simple, non ? 🙁

Les acteurs de la facturation électronique

En France, 2.5 milliards de factures sont émises chaque année, aussi les infrastructures humaines et matérielles à mettre en place sont colossales.

L’état avait prévu de mettre à disposition des entreprises un Portail Public de Facturation (PPF), service gratuit sur le modèle du portail existant, Chorus. Mais il en a annoncé l’abandon officiel, le 15 octobre 2024, ne conservant que son rôle d’annuaire central des entreprise.

Aussi, il est prévu que ce service soit assuré par des « plateformes de dématérialisation partenaire » (PDP), entreprises privées, qui le factureront à un prix actuellement inconnu, probablement entre 0.2 et 1 euro par facture. La perspective de générer un revenu captif – on parle ici d’un montant total d’environ 1 milliard d’euros – a attiré de nombreuses entreprises : elles sont actuellement près de 80 a avoir candidaté pour cette collaboration.

Devant cette nouvelle charge qui pèse sur les entreprises, auxquelles il est demandé de financer le système qui va les surveiller alors qu’il s’agit d’une mission purement étatique, l’Ordre des Experts-Comptables a annoncé son intention de proposer une plateforme gratuite comme alternative aux PDP payants. Nous saluons cette initiative courageuse, solidaire des entreprises.

Le calendrier de la facturation électronique

Cette réforme mobilise d’énormes ressources, non seulement par la difficulté de modéliser exhaustivement tous les processus de facturation existants, mais aussi par la masse des données à traiter et à vérifier. De plus, il n’est pas sans risque politique, représentant à la fois une augmentation de charge et une augmentation de contraintes, sans bénéfice pour les entreprises. Aussi a-t-il déjà été reporté deux fois.

Pour le moment :

• Toutes les entreprises devront pouvoir recevoir des factures au format électronique le 1er septembre 2026. Concrètement, elles auront juste à choisir un PDP d’ici cette date. C’est ce qui explique la communication stressante des candidats PDP, qui cherchent à faire souscrire à leur offre le maximum de clients possibles.
• Les TPE et les PME (c’est à dire 99% des entreprises en France), devront être en mesure d’émettre des factures électroniques le 1er septembre 2027. Concrètement, elle devront choisir pour cette date un logiciel capable de générer des factures au format Factur-X (ou CII ou UBL). Pour les grandes entreprises et les ETI, ce sera le 1er septembre 2026.

Gestan et la facturation électronique

Gestan V15 émet des des factures électroniques au format Factur-X depuis 2022 : dans le menu contextuel de la liste des factures, c’est l’option « Générer au format factur-X » en version Entreprise comme en version Standard.

Le format actuel est le format légal minimal, c’est à dire qu’il comprend l’identification de l’émetteur et du destinataire, ainsi que le total de la facture.

La version A1 de Gestan, qui sortira en janvier 2025, prendra en compte le format légal détaillé, c’est à dire qu’il contiendra, en plus du format légal minimal, tout le détail des lignes : produits, quantités, prix, TVA, remises.

Le programme de lecture des fichiers pdf au format Factur-X est prévu au premier trimestre 2025, donc avec 6 mois d’avance.