Relance de factures impayées

Comment gérer la relance des factures impayées ?

Premièrement, une facture impayée est une facture qui arrive au terme du délai de paiement que vous avez déclaré pour celle-ci.

Une facture peut être impayée par un client pour plusieurs raisons, par exemple :

• Manque de temps administratif
• Manque de ressources
• Simple omission

Il est important de préciser lors de l’édition d’une facture le délai de paiement. Et dans les CGV, il faut noter les conséquences d’un non paiement, et indiquer dans celle-ci les conséquences légales d’une facture impayée, qui sont les suivantes :

“Toute somme non payée dans les trente jours est susceptible de porter intérêts à un taux égal à 5%, taux basé sur la banque centrale européenne, avec un montant minimum de 40 euros (décret 2012-115 du 2/10/2012)” en savoir plus.

Par la suite, une facture impayée peut avoir de lourdes conséquences. En effet, un client qui ne vous paye pas à temps peut déstabiliser votre activité et votre trésorerie, réduire la rentabilité et parfois même mettre en danger votre entreprise.

C’est pourquoi il est important de surveiller de près les factures impayées.

Ainsi, dans cet article, nous détaillons les bonnes pratiques de relance client pour une facture impayée.

 

Quelles bonnes pratiques pour la relance de factures impayées ? 

Certaines pratiques sont à suivre afin de réussir sa campagne de relance.

En ce qui concerne la relance par mail, c’est la méthode la plus courante avant d’engager d’autres procédures. Elle est souvent employée pour encourager les clients à régler les paiements en attente.

Il faut trouver la rédaction la plus pertinente et adaptée à chacun, le ton approprié.

Afin de garder de bonnes relations client, il est conseillé d’être patient, d’essayer de l’appeler, puis de le relancer à minima deux fois par mail avant de procéder à une procédure plus contraignante.

A supposer que le client ne réponde pas aux mails, avant de lancer la procédure de recouvrement vous pouvez aussi lui envoyer un courrier AR.

Dans la mesure où le client ne vous fait aucun retour, vous pouvez ensuite saisir le tribunal administratif et engager une procédure de recouvrement. Et en dernier recours vous pourrez faire appel à un huissier (commissaire de justice).

Voici un exemple de lettre de mise en demeure.

 

Les avantages d’un logiciel de relance et de facturation

Utiliser un logiciel de facturation vous permet de suivre les délais de paiement de vos factures et leurs échéances. Ainsi, il rendra vos relances de factures impayées plus efficace.

C’est pourquoi les entreprises se munissent d’un logiciel de facturation qui permet :

• De simplifier le processus sur :
  • Les fonctions de relances automatiques permettent d’économiser du temps.(ex : mails prérédigés)
  • La gestion de l’ordre de priorité (ancienneté ou montant ou solde du compte client)
  • Le suivi des délais entre chaque étape de la relance (retard, date de dernières relances, montants déjà réglés)

Pourquoi utiliser le logiciel de facturation Gestan pour gérer vos relances ?

Afin de relancer vos facturations en attente, le logiciel ERP Gestan comprends de nombreuses fonctionnalités indispensables pour la bonne gestion de la relance des factures impayées.

Le logiciel permet notamment de définir tout types de délais de paiement, de suivre les balances clients, de prérédiger les mails de relances pour simplifier leurs envois et de différencier les différents statuts des factures (brouillon, encaissée, à relancer, …)

Gestan permet de sélectionner simplement les factures que vous souhaitez relancer si certaines ne doivent pas l’être.

Finalement, Gestan est l’outil idéal pour gérer la relance de vos factures impayées.